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2014年1月 金狮贵宾会官网 > 企业内刊

学会邮件合并 忙碌的只有打印机

作者:大连项目公司 柴春苗

概述

邮件合并是WORD提供的一项功能强大的数据管理功能。它包括一个WORD主文档,含有固定的文字模板和格式,还包括一个EXCEL工作表,含有那些变化的各种数据,然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的EXCEL中的信息,合成后的完整文档可以保存,可以打印,也可以以邮件的形式发出去。

操作流程

1.建立一个主文档。主文档就是前面说的固定不变的信件内容。如:[  ]先生/女士:您于[  ]年[  ]月[  ]日认购了[  ]号房屋,已付[  ]元,剩余欠款[  ]元,请您……[  ]中每个客户的信息内容是不同的,这就需要一个含有这些数据的EXCEL数据表,也就是第二步。

使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并;另一方面是主文档的建立,为EXCEL数据表的建立或选择提供了标准和思路,我们才知道EXCEL数据表需要准备哪些信息。

2.建立EXCEL数据表。按照第一步主文档的内容,可以清楚地知道我们所要建立的EXCEL数据表,应该包含客户的姓名、认购日期、认购房号、已付房款、剩余欠款等信息,只要从台账中抽出这几列数据组成EXCEL数据表即可。

3.把EXCEL数据表合并到主文档中。前面两件事情都做好之后,就可以将EXCEL数据表中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,一一对应地插入到主文档的[  ]中。表格中每行一个客户,有多少行,决定着主文档生成的份数,也就是多少封催款函。整个合并操作过程只需按照邮件合并向导一步一步进行,可以直接选择完成并打印,使用非常轻松容易。随便抽出几张文档检查,客户信息、认购日期、认购房号、已付房款、剩余欠款等所有信息保证都是准确的。

执行效果

掌握了邮件合并,可以准确、快捷、高效地帮我们完成很多的工作,极大地提高工作效率。

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